EcoVadis Account Setup: So gelingt der richtige Start ins Rating

Ein gutes Ergebnis im EcoVadis-Rating beginnt nicht mit dem Ausfüllen des Fragebogens – sondern viel früher: beim richtigen Setup des Accounts. Schon in dieser frühen Phase werden wichtige Parameter definiert, die später kaum oder gar nicht mehr zu ändern sind.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie entscheidend die Erfassung von Firmennamen, Größe, Branche und Bewertungsrahmen für ihre Scorecard ist. Fehler führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern im schlimmsten Fall zu falschen Benchmark-Vergleichen und schwächeren Ergebnissen.

Warum das Account Setup so wichtig ist

EcoVadis erstellt für jedes Unternehmen ein eigenes Konto, das auf klaren Stammdaten basiert. Diese Angaben bestimmen, wie Ihr Unternehmen im System eingeordnet wird:

• Größe (Mitarbeiteranzahl) beeinflusst den Umfang der geforderten Dokumente.
• Branche (ISIC-Code) bestimmt die Gewichtung von Themenfeldern im Fragebogen.
• Firmennamen & juristische Einheit legen fest, für welche Organisation die Bewertung gilt.
• Bewertungsrahmen (Gruppe, Einheit, Standort) definiert die Vergleichbarkeit mit Wettbewerbern.

Wer hier sauber arbeitet, schafft die Grundlage für ein reibungsloses Assessment und eine faire Bewertung.

Schritt 1: Registrierung des Unternehmens

Die Registrierung erfolgt in wenigen Schritten über die EcoVadis-Webseite. Dazu gehören:

1. Basisinformationen wie Unternehmensname, Land, Adresse, Website.
2. Kontaktperson als primärer Account-Administrator.
3. Akzeptanz der Rahmenbedingungen (Nutzungsbedingungen, Datenschutz).

Praxis-Tipp: Wählen Sie als Account Owner eine Person, die intern koordinieren kann – idealerweise die Nachhaltigkeits- oder Compliance-Verantwortlichen, nicht die Assistenz.

Schritt 2: Den richtigen Unternehmensnamen wählen

Der angezeigte Firmenname ist mehr als eine Formalität:

• Er muss der juristischen Person entsprechen, die bewertet wird (z. B. GmbH, AG).
• Handelsnamen, Produktmarken oder Abteilungen sind nicht zulässig.
• Wenn eine Tochtergesellschaft oder ein Standort bewertet wird, muss genau diese Einheit benannt sein.

Best Practice: Stimmen Sie den Namen mit Ihren wichtigsten Kunden ab. Viele Einkaufsabteilungen suchen gezielt nach der in der Lieferkette relevanten Rechtseinheit.

Schritt 3: Unternehmensgröße korrekt angeben

EcoVadis ordnet Unternehmen in Größenklassen ein (z. B. <100, 100–999, ≥1000 Mitarbeiter).

Die Mitarbeiterzahl beeinflusst, wie tiefgehend die Bewertung ausfällt:

• Kleine Unternehmen: Fokus auf Policies und grundlegende Nachweise.
• Mittelgroße Unternehmen: Erwartung zusätzlicher Prozesse & Kennzahlen.
• Große Unternehmen: Pflicht zu umfassender Governance, Reporting und Stakeholder-Management.

Wichtig:

• Grundlage ist die Gesamtzahl der Mitarbeitenden (Vollzeitäquivalente).
• Änderungen müssen mit offiziellen Dokumenten belegt werden (z. B. Jahresabschluss, HR-Statistiken).

Schritt 4: Branche (ISIC-Code) prüfen und anpassen

Die Branche wird anhand des internationalen ISIC-Standards (International Standard Industrial Classification) definiert. Sie ist entscheidend, weil EcoVadis das Gewicht der vier Themenbereiche (Umwelt, Arbeits- & Menschenrechte, Ethik, nachhaltige Beschaffung) nach Risikoprofil anpasst.

Beispiel:

• Fertigungsbetriebe → stärkerer Fokus auf Umwelt & Arbeitsschutz.
• Dienstleistungsunternehmen → höherer Anteil an Ethik & nachhaltiger Beschaffung.

Praxis-Tipp: Prüfen Sie unbedingt, ob der automatisch zugeordnete ISIC-Code wirklich zu Ihrem Kerngeschäft passt. Ein falscher Code kann das gesamte Ergebnis verzerren.

Schritt 5: Bewertungsrahmen festlegen

Der Bewertungsrahmen (Gruppe, Einheit, Standort) bestimmt, wer genau bewertet wird.

• Gruppe → zentrale Steuerung, einheitliche Policies.
• Einheit → rechtliche Gesellschaft mit eigener Verantwortung.
• Standort → Werk oder Anlage, wenn Kunden dies verlangen.

Ein falscher Rahmen führt zu doppeltem Aufwand oder nicht akzeptierten Scorecards.

Schritt 6: Töchter und Standorte richtig einbinden

EcoVadis erlaubt es, Tochtergesellschaften separat bewerten zu lassen, wenn diese für Kunden relevant sind. Das bringt Vorteile:

• Mehr Transparenz für einkaufende Unternehmen.
• Differenziertere Darstellung von unterschiedlichen Geschäftsbereichen.

Aber Achtung: Jede Bewertung hat eigene Kosten und ein eigenes Konto. Wer eine Tochter nicht mehr bewerten möchte, muss das Abo rechtzeitig kündigen.

Typische Stolperfallen beim Account Setup

• Firmenname nicht konsistent mit Handelsregister oder Kundenanforderungen.
• Mitarbeiterzahl geschätzt statt mit offiziellen Daten hinterlegt.
• Falscher Branchen-Code (ISIC) → verzerrte Risikoprofile.
• Unklare Abgrenzung zwischen Gruppe, Einheit und Standort.
• Doppel-Accounts, weil bestehende Konten nicht verwaltet wurden.

Best Practices für ein sauberes Setup

1. Frühzeitig mit Kunden abstimmen, welche Einheit bewertet werden soll.
2. Juristische Basis prüfen – Handelsregisterauszug, rechtliche Dokumente.
3. Mitarbeiterzahl dokumentieren und aktuelle Nachweise bereithalten.
4. Branche (ISIC) validieren und notfalls über den EcoVadis-Support anpassen lassen.
5. Bewertungsrahmen strategisch wählen – im Abgleich mit CSRD & Lieferkettengesetz.
6. Subsidiaries bewusst steuern: Nur bewerten, wenn Kundenvorgaben oder Geschäftsstrategie es erfordern.

Unser Fazit

Das Account Setup bei EcoVadis ist mehr als ein administrativer Schritt – es legt den Grundstein für eine erfolgreiche Bewertung. Wer hier strategisch vorgeht, spart später Zeit, verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass das Ergebnis die tatsächliche Nachhaltigkeitsleistung widerspiegelt.

Five Glaciers Consulting begleitet Unternehmen beim gesamten Setup-Prozess – von der Abstimmung mit Kunden über die saubere Erfassung von Stammdaten bis hin zur strategischen Auswahl des Bewertungsrahmens.

Häufige Fragen (FAQ)

Q: Kann ich meine Angaben nachträglich ändern?

A: Ja, aber nur in Abstimmung mit EcoVadis. Änderungen zu Größe, Branche oder Bewertungsrahmen müssen dokumentiert werden und sind aufwendig.

Q: Zählt ein Vertriebsbüro als Standort?

A: Nur wenn dort die Hauptgeschäftstätigkeit ausgeführt wird. Reine Verkaufsrepräsentanzen gelten nicht als Betriebsstandort.

Q: Was passiert, wenn meine Tochtergesellschaft ein eigenes Konto hat?

A: Dann läuft dieses Konto unabhängig weiter. Wenn es nicht mehr benötigt wird, müssen Sie das Abo aktiv beenden.