EcoVadis-Erstbewertung: Ihr Leitfaden für einen erfolgreichen Start in das EcoVadis-Rating

Wer zum ersten Mal eine EcoVadis-Bewertung durchläuft, kennt das Gefühl: Zwischen dem Kundenwunsch nach einer Scorecard und dem eigenen Nachhaltigkeitsmanagement liegen Welten. Was auf den ersten Blick nach einem „Fragebogen“ aussieht, ist in Wahrheit ein strukturiertes Abbild Ihrer Nachhaltigkeitsleistung – und ein Türöffner zu neuen Märkten und Kundenbeziehungen.

Doch wie gelingt der Einstieg, ohne sich in Details zu verlieren? Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen, die ihre erste EcoVadis-Bewertung vorbereiten, und zeigt, wie Sie den Prozess pragmatisch angehen und gleichzeitig strategisch nutzen können.

Warum die erste Bewertung entscheidend ist

EcoVadis ist längst mehr als ein Lieferanten-Tool. Für viele Unternehmen ist die Scorecard die erste systematische Standortbestimmung: Wo stehen wir bei Umwelt, Menschenrechten, Ethik und Beschaffung – und wie dokumentieren wir das?

Gerade die Erstbewertung setzt hier die Weichen:

• Sie zeigt, welche Policies und Nachweise bereits existieren.
• Sie deckt Lücken auf, die in den Folgejahren geschlossen werden können.
• Sie macht sichtbar, ob Nachhaltigkeit im Unternehmen „gelebt“ oder nur kommuniziert wird.

Damit ist die erste Abgabe nicht nur eine Pflichtübung für den Kunden, sondern auch ein strategischer Reality-Check für das eigene Management.

Der Weg durch die EcoVadis-Erstbewertung

1. Den Rahmen verstehen

Der Startpunkt ist das Account Setup: Sie legen fest, welche Einheit bewertet wird, wie groß Ihr Unternehmen ist und welcher Branche es zugeordnet wird. Diese Angaben sind keine Formalität – sie bestimmen den gesamten Bewertungsrahmen. Ein produzierendes Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden wird andere Nachweise erbringen müssen als ein Beratungsunternehmen mit 50 Beschäftigten.

Wer an dieser Stelle sauber arbeitet, erspart sich spätere Diskussionen mit Kunden oder dem EcoVadis-Support.

2. Den Fragebogen nicht als Formular, sondern als Spiegel lesen

Viele Unternehmen sehen im Fragebogen zunächst eine lästige Pflicht. In Wahrheit ist er ein Spiegel der eigenen Governance-Struktur: Welche Richtlinien gibt es? Welche Prozesse laufen dokumentiert ab? Wo existieren Trainings, Audits oder KPIs?

Gerade beim ersten Durchlesen lohnt es sich, nicht direkt mit dem Ausfüllen zu beginnen, sondern den Fragebogen als Bestandsaufnahme-Tool zu begreifen: „Welche Fragen können wir beantworten – und wo fehlen uns die Grundlagen?“

3. Dokumente als Währung der Bewertung

Das Kernstück der Bewertung ist nicht der Text, sondern die Dokumente. Policies, Berichte und Protokolle sind die Währung, mit der EcoVadis Ihre Aussagen prüft.

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Ein Kodex ohne Nachweise bleibt wirkungslos, eine Policy mit Trainingsunterlagen und Kennzahlen bringt Punkte.

Best Practice: Bauen Sie eine Dokumentenbibliothek, die strukturiert nach Themenfeldern sortiert ist. Eine gute Benennung („Antikorruptionsrichtlinie_2024.pdf“) und eine zentrale Ablage erleichtern die spätere Wiederverwendung enorm.

4. Die Einreichung als Teamleistung

Das Hochladen der Antworten ist oft der Moment, in dem der Zeitdruck zunimmt. Doch auch hier gilt: Besser weniger, dafür präzise. Jede Antwort sollte kurz und klar sein, jedes Dokument eindeutig zugeordnet.

Unsere Erfahrung: Unternehmen, die den Prozess als interdisziplinäre Teamleistung begreifen – HR, Compliance, Umweltmanagement, Einkauf – sind nicht nur schneller, sondern auch glaubwürdiger in ihrer Darstellung.

5. Vom Ergebnis zum Fahrplan

Nach 6–8 Wochen kommt das Ergebnis: eine Scorecard mit Punkten, Ranking (Bronze bis Platin) und einer detaillierten Analyse.

Für Erstnutzer ist die Versuchung groß, das Ergebnis nur an den Kunden weiterzugeben. In Wahrheit liegt hier der größte Wert: Die Scorecard ist ein Fahrplan für Verbesserungen. Wer die Schwächen nicht als Kritik, sondern als Handlungsauftrag liest, hat beim nächsten Zyklus nicht nur ein besseres Rating, sondern auch eine messbar verbesserte Nachhaltigkeitsperformance.

Typische Stolperfallen beim ersten EcoVadis-Rating

• Policies ohne Nachweise hochladen („Papier-Compliance“)
• Zu spät starten – und dann in Eile schlechte Dokumente abgeben
• Reine Übersetzungen ohne Substanz („wir schreiben schnell etwas auf Englisch“)
• Keine interne Abstimmung, sodass HR, Einkauf oder Compliance nichts beitragen können

‍

Fazit: Die Prinzipien für eine erfolgreiche Erstbewertung

Die erste EcoVadis-Bewertung ist ein Lernprozess – für kleine wie für große Unternehmen. Wer sie als Chance begreift, legt die Grundlage für einen professionellen ESG-Ansatz, der weit über das Rating hinausgeht. Mit der richtigen Vorbereitung, einer klaren Dokumentenstrategie und einer teamübergreifenden Zusammenarbeit wird die erste Scorecard nicht nur ein Nachweis für den Kunden, sondern ein strategischer Meilenstein.

‍Nutzen Sie deshalb Quick Wins, woie bestehende ISO-Zertifikate, Auditberichte oder ESG-Ziele. Diese sind buchstäblich "Gold wert" für die erstmalige Bewertung und Planen Sie über die Einreichung hinaus, damit Ecovadis als jährlich wiederkehrendes Projekt erfolgreich wird.

‍

Five Glaciers Consulting begleitet Unternehmen als offizieller EcoVadis Consulting Partner dabei, ihre Erstbewertung reibungslos vorzubereiten, Dokumente richtig einzuordnen und das Ergebnis in eine langfristige Nachhaltigkeitsstrategie zu überführen.

FAQ zur EcoVadis-Erstbewertung

Q: Wie lange dauert die Vorbereitung?

A: Typischerweise 4 – 8 Wochen – je nach Dokumentenlage und interner Organisation.

Q: Welche Sprache sollte ich verwenden?

A: Im DACH-Raum ist Deutsch möglich, Englisch ist oft vorteilhaft für die internationale Vergleichbarkeit.

Q: Wie lange ist die Scorecard gültig?

A: 12 Monate ab Ausstellungsdatum – danach beginnt der nächste Zyklus.

Q: Muss jedes Dokument perfekt sein?

A: Nein, aber es muss offiziell und belastbar sein. Lieber wenige gute Nachweise als viele schwache.