EcoVadis-Fristverlängerung: Was Unternehmen zur Deadline-Verlängerung wissen müssen

Die Uhr tickt: Sobald ein Unternehmen den EcoVadis-Fragebogen öffnet, beginnt ein strenger Zeitplan. Standardmäßig haben Unternehmen drei Wochen, um ihre Antworten einzureichen. Für viele wirkt dieses Zeitfenster zu kurz – insbesondere, wenn Dokumente gesammelt, Richtlinien abgestimmt oder mehrere Abteilungen eingebunden werden müssen. Die gute Nachricht: EcoVadis erlaubt Fristverlängerungen.

Doch wie funktioniert das genau? Wer kann eine Verlängerung beantragen, und worauf müssen Sie achten, wenn Sie die Zeitspanne optimal nutzen wollen?

Warum eine Fristverlängerung oft notwendig ist

Viele Unternehmen unterschätzen beim ersten EcoVadis-Rating, wie viel Koordination und Substanz in den Fragebogen fließen muss. Hinter jeder Antwort steckt oft ein Prozess: HR-Abteilungen müssen Richtlinien für Diversity und Arbeitssicherheit beisteuern, die Rechtsabteilung prüft Compliance-Themen, der Einkauf stellt Lieferantenrichtlinien bereit und das Nachhaltigkeitsteam sammelt Umwelt- und Klimadaten. Diese interne Komplexität ist der Hauptgrund, warum die standardmäßigen drei Wochen nicht ausreichen.

Besonders wenn die Bewertung auf Anfrage eines wichtigen Geschäftspartners erfolgt, ist der Druck enorm. In diesem Spannungsfeld zwischen Geschwindigkeit und Qualität ist eine Fristverlängerung kein Zeichen von Schwäche – sondern eine strategische Maßnahme, um die Vollständigkeit und Validität der Einreichung sicherzustellen.

Wie lange dauert der EcoVadis-Prozess?

Ein EcoVadis-Rating ist kein „Quick Check“, sondern ein strukturierter, mehrstufiger Prozess:

• Fragebogenbearbeitung: Drei Wochen ab Initiierung – für viele die anspruchsvollste Phase.
• Mögliche Verlängerung: Mehrere zusätzliche Wochen, abhängig von Antrag und Zustimmung.
• Analyse durch EcoVadis: 6–8 Wochen Review durch Expert:innen, in Spitzenzeiten auch bis zu 12 Wochen.
• Gültigkeit der Scorecard: 12 Monate ab Ausstellungsdatum, danach erneute Bewertung nötig.

In Summe bedeutet das: Von der Eröffnung des Fragebogens bis zum Erhalt der Scorecard sollten Unternehmen realistisch 2–4 Monate einplanen. Diese Timeline verdeutlicht, warum Fristverlängerungen in der Bearbeitungsphase so entscheidend sein können – sie sind oft der Unterschied zwischen einer halbherzigen und einer professionellen Abgabe.

Fristverlängerung beantragen – so geht’s

Der Antrag auf Fristverlängerung ist kein intransparenter Sonderprozess, sondern fest im EcoVadis-System verankert. Unternehmen können über ihr EcoVadis-Portal direkt eine Verlängerung beantragen. Entscheidend ist dabei das Timing: Die Anfrage muss vor Ablauf der ursprünglichen Frist gestellt werden – idealerweise mit einer kurzen Begründung, warum mehr Zeit benötigt wird.

Besonders relevant wird es, wenn die Bewertung nicht freiwillig, sondern auf Einladung eines Geschäftspartners erfolgt. In diesem Fall muss oft auch der Kunde selbst die Verlängerung bestätigen. Ein offenes Gespräch hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Abgabefrist auch im Sinne der Lieferbeziehung verschoben wird.

Offizielle Infos: EcoVadis – Verlängerung der Frist für den Fragebogen

Typische Stolperfallen

So hilfreich Fristverlängerungen sind, so häufig scheitern Unternehmen an den formalen Rahmenbedingungen. Wer den Antrag erst kurz vor Ablauf stellt, riskiert, dass er nicht rechtzeitig bearbeitet wird. Manche Firmen verwechseln außerdem die Fristverlängerung des Fragebogens mit einer Verlängerung ihres EcoVadis-Abonnements – zwei Prozesse, die nichts miteinander zu tun haben.

Auch die Abstimmung mit dem einladenden Geschäftspartner wird oft unterschätzt. Selbst wenn EcoVadis eine Verlängerung gewährt, erwarten manche Kunden weiterhin die Abgabe im ursprünglichen Zeitfenster. Das führt zu Frustration auf beiden Seiten. Und schließlich gilt: Mehr Zeit ist nur dann ein Vorteil, wenn sie sinnvoll genutzt wird.

Best Practices aus der Praxis

In unserer Projekterfahrung zeigt sich: Eine Fristverlängerung entfaltet nur dann ihren Nutzen, wenn das Unternehmen die zusätzliche Zeit aktiv und strukturiert einsetzt. Dafür empfehlen wir:

• Dokumentenbibliothek anlegen: Alle relevanten Policies, Prozesse und Nachweise an einem Ort versionieren.
• Stakeholder koordinieren: HR, Einkauf, Compliance und Nachhaltigkeit parallel statt sequenziell einbinden.
• Checklisten pflegen: Systematisch abarbeiten, welche Fragen durch valide Dokumente belegt sind.
• Proaktive Kommunikation: Den Kunden aktiv über den verlängerten Zeitplan informieren, um Transparenz zu schaffen.

So wird aus einer Verlängerung nicht einfach „mehr Zeit“, sondern ein echter Qualitätsschub.

Unser Fazit

Eine Fristverlängerung für den EcoVadis-Fragebogen ist kein Zeichen von Unprofessionalität. Sie ist ein Werkzeug, das Unternehmen bewusst einsetzen können, um eine qualitativ hochwertige, vollständige und valide Abgabe sicherzustellen. Gerade in einem Umfeld, in dem Nachhaltigkeitsratings zu wichtigen Auswahlkriterien in Lieferketten geworden sind, zählt nicht das schnelle Abhaken, sondern die Sorgfalt und Substanz der Antworten.

Als offizieller EcoVadis Consulting Partner begleitet Five Glaciers Consulting Unternehmen dabei, ihre Fristen zu managen, Fristverlängerungen rechtzeitig zu beantragen und die zusätzliche Zeit optimal zu nutzen – damit aus Druck ein Wettbewerbsvorteil wird.

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FAQ zur EcoVadis-Fristverlängerung

Q: Wie oft kann ich eine Fristverlängerung beantragen?

A: EcoVadis prüft jeden Fall individuell – mehrere Verlängerungen sind möglich, aber nicht garantiert.

Q: Kostet eine Fristverlängerung extra?

A: Nein. Sie ist von der Verlängerung des Abonnements zu unterscheiden.

Q: Wie viel Zeit gewinne ich dadurch?

A: In der Regel einige Wochen – abhängig von den Umständen und der Zustimmung von EcoVadis bzw. Geschäftspartnern.

Q: Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

A: Der Fragebogen wird geschlossen, und das Unternehmen muss die Bewertung neu initiieren.